주석 PDF 파일에 합치기
크리스가 검토자에게 보낸 전자문서에 저장된 주석 파일을 열려 있는 PDF 파일로 불러들이 려면 애크로뱃에서 작업해야 한다. 검토 파일을 PDF에서 여는 방법은 다음과 같다.
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DOWNLOAD 크리스의 검토자가 보낸 검토 파일로 작업하려면 베이커 웹사이트에서 comments_heather.fdf, comments_john c.fdf, comments_rocky.fdf를 다운로드한 다음, 애크 로뱃에서 이 파일들을 PDF 파일에 추가한다. |
1. manualE라는 이름으로 검토가 허락된 파일이 나 그 사본 파일을 연다. 검토에 관련된 파일이 병합된다는 대화상자가 열린다<그림 3-22>.
2. 크리스의 경우, [예]를 클릭하면 추적 가능한 원본 파일이 열린다. 또는 [아니오]를 클릭하면 사본으로 문서가 열리거나 파일 가져오기가 취소된다. 어도비 애크로뱃 대화상자에서 사본의 주석과 원본 문서가 통합하는 메시지가 나오면, [예]를 클릭해서 대화상자를 닫는다.
3. 프로그램 창의 왼쪽, 탐색 패널에서 <방법> 패널에서 검토자의 주서들을 통합시키는 방법을 참고 한다. 처음으로 주석 통합 작업을 시작한다면 관련 정보를 살펴보기 바란다.
파일이 연 후에, 크리스는 검토자의 전자 메일에서 저장한 주석 파일들을 직접 불러들이 기로 했다. 주석 파일을 찾고 추가하는 방법은 다음과 같다.
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<그림 3-22>가져오고자 하는 파일이 추적 가능한 검토 파일이라는 사실 등을 확인하라는 대화상자가 열린다. |
<그림 3-23> <방법> 패널를 보면 주석에 관한 정보를 참조할 수 있다 |
1. ‘주석 > 주석 가져오기’를 선택해서 <주석 가져오기> 대화상자를 연다.
2. 가져 올 파일을 찾고 선택한다<그림 3-24>.크리스는 동시에 3개의 주석 파일들을 선택 했다.
3. 올바른 폴더에서 파일을 찾고 있는데도 해당파일을 찾을 수 없다면, ‘파일 형식’화살표 를 클릭해서 또 다른 포맷을 선택한다.
4. 파일들이 하나씩 병합될 것이다. 검토에 사용한 파일이나 주석을 추가한 파일의 이름에 따라서 주석이 원본 파일이 아닌 사본 파일에서 불러왔다는 대화상자가 나타나기도 한다. [예]를 클릭해서 주석들을 문서에 추가한다.
5. 주석을 추가한 후에 파일을 저장한다.
<그림 3-24>검토문서에 병합할 주석 파일들을 선택한다. |
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크리스는 검토자로부터 답장을 받고 검토자들이 사본에 주석을 완성할 수 있도록 설정하여 이후 주석들을 원본 문서에 계속해서 통합할 수 있었다. 이와 같이 디지털 주석 과정을 유지하면, 종이로 작업하면서 여러 가지 자료로부터 오는 자료들을 일일이 취합하면서 생기는 문제들을 해결할 수 있다. 수기로 편집하다 보면 오탈자 등의 실수가 입력하는 것에 비해서 많은 것이 현실이다.
애크로뱃 검토 과정은 또한 시간상으로도 대단한 효율성을 자랑한다. 크리스는 주석을 받아서 원본 문서에 통합할 때 별도의 이름으로 저장한다. 독특한 이름, 예 를 들어 원본 문서의 이름 끝에 검토 일자 등을 덧붙이면 프로젝트의 진행을 파악하기가 쉬 워진다. 크리스는 파일을 manualC.pdf로 저장했다(C는‘comments’의 약자).
| 주석 마이그레이션 |
주석은 한 번만 PDF 문서에 가져오기를 한다. 한 문서를 여러 버전으로 작업할 때는 번호를 붙여서 저장하는 것이 좋다. 이런 식으로 한 문서를 돌리면 하나의 PDF 문서에 여러 주석을 추가할 수 있다. 이와 달리, 주석 마이그레이션을 이용하면 하나의 문서에 주석들을 여러 번 추가할 수 있다.
‘주석 > 주석 마이그레이션’을 선택해서 대화상자를 열고, 주석을 불러올 문서와 주석을 내보낼 문서를 동시에 선택한다.
마이그레이션이 진행되면 프로그램이 해당 문서를 찾고 문서의 태그에 따라 올바른 위치에 주석을 배치해야 한다. 두 문서의 차이에 따라 주석의 위치가 다른 경우가 있는데, 이런 문제는 하나씩 조정하는 수밖에 없다.
불러들인 주석은 다음과 같은 기준에 따라 자리를 잡게 된다.
- 선택한 단어에 추가한 텍스트 주석은 수정 문서에 똑같은 단어가 배치되어 있다가 거기에 자리를 잡는다. 단어가 일치하지않으면 주석은 그 문서의 첫 페이지 또는 마지막 페이지에 삽입된다. 그 단어가 지워졌다면, 주석은 노트로 전환된다.
- 스탬프, 노트, 마크업은 원본 문서의 구조에 따라 삽입된다. 해당 페이지가 삭제되었으며, 주석은 수정 문서의 마지막 페이지에 배치된다.
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검토 관리하기
‘옛날’이었다면, 크리스는 누가 주석을 마쳤고 누구의 피드백이 진행 중인지를 일일이 확인 하느라 페이지를 넘기고, ‘독촉’메일을 보내야 했을 것이다. 그러나 지금은 애크로뱃의 검 토 추적기와 주석 패널을 사용하면 이런 정보를 얼마든지 관리할 수 있다. 검토 추적기를 여는 방법에 대해 알아보자.
1. 검토 및 주석 화살표를 클릭하고 <검토 추적기>를 선택한다.
2. 검토 추적기는 별도의 창으로 열린다<그림 3-25>. 왼쪽 창의 목록에서 확인하려는 검토를 선택한다. |
<그림 3-25>검토 추적기를 사용하면, 검토에 대한 정보를 확인할 수 있다 |
3. 오른쪽 창에서 검토자의 이름을 클릭해서 정보를 연다.
오른쪽 창에는 선택한 검토자의 이름, 원본 검토 문서의 저장 위치와 참가자 목록이 나온다. 참가자는 활성링크로 구성되어 있다. 이름을 클릭하면 선택한 참가자와 연결된 전자 문서 대화상자가 열린다.
4. 대화상자의 오른쪽 상자에서 다음 중 하나를 선택한다.
- 모든 검토자에게 전자 메일 보내기 : 검토 참가자 목록 속한 사람들에게 연결된 전자 메일 대화상자가 열린다.
- 검토자 추가 : 추가 검토자를 초대하는 <검토를 위해 전자 메일 보내기> 대화상자가 열린다. 마법사의 지시에 따라 참가자를 추가한다.
참가자가 여러 사람이면 검토를 추적하기란 어려운 일이 아니지만 10명이 넘어가면 검토를 관리하기가 어렵다. 그러나 주석 패널을 이용하면 여러 가지 방법으로 주석을 정리할 수 있 으므로 일이 아주 쉬워진다.
주석 패널 활용하기
문서에서 어떤 주석들은 원본 워드 문서에 삽입하기 위한 텍스트도 있지만, 어떤 것들은 PDF 문서에 속하는 요소, 특히 책갈피 같은 것일 수도 있다.
크리스는 이번에 검토자들에게 책갈피를 평가해 줄 것을 부탁했다. 문서에 통합된 주석이라도 여러 가지 방식으로 검사하고 이용할 수 있다. 이번에는 애크로뱃 에 주석을 다루는 방법에 대해 알아보겠다.
1. 프로그램 창의 왼편, 탐색 패널에 있는 주석 아이콘( )을 클릭해서 주석 패널을 연다.
애크로뱃의 탐색 패널들과는 다르게, 주석 패널은 문서창 및 탐색 패널에 있다.
2. 원본에서 가져오기 한 주석들은 기본 설정에 따라 페이지 순서로 주석 창에 정렬된다(그림 3.26).
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<그림 3-26>기본적으로, 애크로뱃의 주석은 페이지 순서에 따라 정렬된다.
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<그림 3-27>공간을 절약하기 위해서 주석을 확장하거나 접을 수 있다. |
<그림 3-28>정렬할 방식을 선택한다. | |
3. 정렬 기준’의 화살표를 클릭한 후에 정렬 방법을 선택한다<그림3-27>. 크리스는 유형별 정리를 선택해서 주석을 정렬했다.
4. 주석의 종류가 닫혀 있으면 이름 왼쪽의 플러스(+) 기호를 클릭하면 특정한 유형의 주석 목록이 열린다<그림 3-28>.
확인 표시 달기
크리스는 주석을 자동으로 워드 문서에 내보내려고 한다. 모든 주석을 내보낼 필요가 없기 때문에, 크리스는 주석 패널의 확인 기능을 이용해서 내보내려는 주석에만 분류하기로 했다.
주석 패널에서 주석에 확인 표시를 하는 방법은 다음과 같다.
1. [확인]을 적용할 주석을 선택한다.
2. 주석 패널에서 확인 아이콘을 클릭한다.
3. 이 기능을 처음 사용하는 경우에는 애크로뱃 정보 대화상자에 확인 표시는 이 문서에만 적용되고 다른 사용자와 공유되지 않는다는 설명이 나온다. 크리스가 원하는 설정이다.
4. [확인]을 클릭해서 정보 대화상자를 닫는다. 주석 패널의 해당 주석 왼쪽에 확인 상자에 확인 표시가 보인다<그림 3-29>. |
<그림 3-29>애크로뱃에서 주석이나 작업 과정을 확인할 수 있다. |
크리스는 주석 패널을 훑어보면서 보내고자 하는 주석에는 확인 표시를 덧붙였다. 확인 표시가 없는 것은 나중에 삭제할 것이다. 크리스는 작업 과정을 확인하고 빠뜨린 주석이 없는지를 확인하기 위해서 다음과 같은 방법으로 확인 표시에 따라 주석을 정리했다.
1. 주석 패널의‘정렬 기준’을 클릭해서 메뉴를 연다.
2. ‘확인 표시 상태’를 선택한다. 주석이‘표시되지 않음’과 ‘표시됨’, 두 가지로 정렬된다<그림 3-30>.
3. ‘표시되지 않음’항목을 클릭해서 목록을 열고, 그대로 처리해도 좋은지 다시 한 번 확인 표시가 없는 목록들을 살펴본다.
4. 파일을 저장한다.
이것으로 크리스는 종이를 쓰지 않고 많은 시간을 절약하며 처음으로 검토 작업을 마쳤다. |
<그림 3-30>빠진 항목이 없는지 주석을 정렬해서 확인해 보자 |
주석을 Word 문서로 합치기
이후 검토 작업을 하는 데는 몇 가지 방법이 더 있다.‘ TouchUp’도구로 문서의 텍스트를 일 일이 수정하고, 동료들에게서 입수한 주석에 따라 책갈피를 하나씩 정리할 수도 있다.
그러나 주석이‘텍스트 편집’도구로 작성되었으므로, 크리스는 주석을 애크로뱃 8 프로페셔널에서 직접 Word 문서(윈도우)로 내보내기 하면 자동으로 수정을 진행하고 PDF 파일처럼 주석을 정돈할 수 있다.
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DOWNLOAD 주석을 Word 소스 문서로 내보내서 수정하는 방법은 베이커 웹사이트에서 ch03b1.pdf 파일을 참고한다. 주석 통합 기능은 윈도우에서만 가능함. |
그 밖에 할 수 있는 일들
크리스는 이후 검토 작업으로 PDF 파일에서 편집해서 새로운 PDF 문서를 만들고 이를 참가 리스트에 따라 다시 배포해야 한다. 모든 검토자로부터 승인을 받으면 문서는 인쇄 과정을 시작할 것이다.
12장“보안 및 보고서”에 설명하겠지만, 검토자들끼리 참고해야 하는 주석 요약을 PDF 문서 로 저장할 수도 있다. 또는 텍스트나 FDF(File Data Format)으로 주석을 내보내서 검토자 이 외의 사람들이 검토 문서를 각자 통합하게 할 수도 있다.
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