사업의 규모가 크거나 작거나 상관없이 모든 사업에서 가장 큰 어려움을 겪는 것은 정보를 관리하는 일이다. 엔터테인먼트 사업에 종사하든 소프트웨어 회사에 다니든 정보를 관리하 기 위해서 문서를 다뤄야 한다. 특히 많은 사람들이 의사소통에 참여하고 정보를 추적할 때 에는 문서를 관리하는 작업이 가장 어려운 일이다.
검토(review)는 애크로뱃 8 프로페셔널을 이용해서 문서의 유통을 관리하고 제어하는 시스 템을 말한다. 검토자는 참여를 허락받으면, 그래픽 및 텍스트로 문서에 다양한 주석을 첨가 하는 도구를 사용할 수 있는 권리가 주어진다. 그러면 자동 검토 과정에 의해서 문서의 주석데이터가 검토 발주자에 넘어간다.
일단 검토가 완성되면, 원래의 콘텐츠를 수정하는 데 주석 데이터를 여러 가지 방법으로 이 용할 수 있다. 예를 들면, 애크로뱃의‘TouchUp’도구를 사용해서 텍스트를 수정하거나 행등을 추가할 수 있다.
애크로뱃 7 이전에는 애크로뱃 풀 버전으로 작업하는 사람들만 검토 작업에 참여할 수 있었다. 애크로뱃 7 프로페셔널과 8 프로페셔널에서는 검토 발주자가 어도비 리더 7이나 8버전으로 작업하는 사람들이 PDF 문서에 주석을 달 수 있게 해서 주석 작업을 활성화했다. 또한 애크로뱃 8 버전에서는 윈도우든 맥킨토시에서든 검토를 시작하고 그 결과를 분석할 수 있게되었다.
나의 지시를 따르시오!
크리스 스티븐스는 테이터베이스 솔루션을 만드는 소프트웨어 회사 레밍 시스템즈의 정보 개발자이다. 마케팅 및 커뮤니케이션 팀의 일원으로 그는 고객의 문서 초안을 핵심 직원들에게 검토용으로 전달하는 일을 한다. 가장 큰 문제는 업무가 분리되어 있다 보니, 어떤 사람들은 사무실에서 근무하지만 어떤 사람들은 파트타임으로 일을 하거나 외부에서 정규직 형태로 일을 한다. 크리스는 애크로뱃으로 문서 검토를 관리해서 지연되거나 분실되며 불만이 발생하는 상황을 줄이고 싶어 한다.
프로젝트의 진행 과정
크리스는 애크로뱃 8 프로페셜이 검토를 온라인으로 다루는 방식인‘주석 및 마크업’도구 를 이용할 것이다.
그와 동료들은 분배할 파일을 준비하고 애크로뱃 8 프로페셔널의‘검토 추적기’로 관리되며 이메일로 이용하는 주석 및 검토를 시작할 것이다. 검토 참가자는 다양한 주석 도구로 주석 을 이메일로 보내서 이를 문서의 원본에 통합하는 것이 가능하다. 이메일로 받은 주석들은 검토 및 수정, 보고를 위해서 PDF 문서 원본에 통합할 것이다. 이와 같은 작업을 위해서는 다음과 같은 과정이 필요하다.
- 워드 문서를 PDF로 변환한다.
- 제어 및 관리 사항을 지정하고, 참가자가 어도비 리더를 이용해서 문서를 검토할 수 있도록
설정한다.
- 문서에 대한 검토자들을 초청한다.
- 응답을 받고 주석을 문서에 통합한다.
- 주석 패널에서 주석을 검사한다.
- 주석을 평가하고 수정 방법을 결정한다.
- 주석을 원래의 소스 문서에 통합한다.
- 검토가 더 필요하거나 최종적으로 승인이 필요하면 과정을 반복한다.
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<그림 3-1>레밍 시스템즈는 사업에 결정적인 문서를 효과적으로 관리할 필요가 있다. |
소스 문서 변환하기
크리스는 대부분의 매뉴얼을 워드로 구성하고 , 명세서는 엑셀로 작업해서 워드에 삽입한다.
문서에는 Visio로 만든 데이터베이스 디자인도 삽입된다. 첫 단계로 초안이 완성되면 이를 PDF로 변환해야 한다.
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DOWNLOAD 소스 파일을 직접 변환하려면, 웹사이트에서 manual.doc를 다운로드 한다. |
마이크로소프트 워드 프로그램에서 PDF로 문서를 변환하는 방법은 다음과 같다.
1. ‘Adobe PDF > 변환 설정 변경'을 선택해서‘Acrobat PDFMaker'대화상자를 연다. 변환 탭이 기본 설정으로 보인다<그림 3-2>. |
<그림 3-2>‘ 표준’변환 옵션을 이용하면 온라인 및 인쇄용으로 기본 문서를 만들 수 있다. |
2. 변환 설정의 화살표를 클릭하고, 목록에서‘표준'을 선택한다.
‘표준'은 PDFMaker의 기본 설정으로 이전에 다른 설정을 사용하지 않았다면 이 설정이 활성화되어 있을것이다.
3. 응용 프로그램 설정 부분에서는 다음 옵션을 선택한다.
- Adobe PDF에 책갈피 추가
- Adobe PDF에 링크 추가
- 태그가 있는 Adobe PDF를 만들어 액세서빌러티 및 리플로우 활성화
4. [책갈피] 탭을 선택한고‘Word 제목을 책갈피로 전환’을 클릭한다. PDFMaker가 자동으로 제목 1부터 제목 9까지를 선택한다. 크리스는 수정한 Word의 제목 중에서 제목1에서 3까지만 책갈피로 사용한다. 책갈피로 전환하기를 원치 않는 제목의 레벨은 삭제한다<그림 3-3>. |
<그림 3-3>자동으로 PDF 책갈피를 만들려면‘Word 제목 전환’과 제목의 레벨을 선택한다. |
5. [확인]을 클릭해서 Acrobat PDFMaker를 닫는다.
6. PDFMaker 툴바에 있는‘Adobe PDF로 변환’단추( )를 클릭하거나, ‘Adobe PDF > Adobe PDF로 변환’을 선택한다. 파일이 변환된다. 변환되는 과정에 인쇄 및 변환 과정을 보여주는 대화상자들이 나타난다.
Acrobat PDFMaker 대화상자의 설정창에서‘Adobe PDF 파일 이름 지정’이 선택되어 있으 면 Adobe PDF 파일을 다른 이름으로 저장’대화상자가 열리고 파일 이름과 저장 위치를 지정할 수 있다. PDFMaker는 기본적으로 워드 문서의 이름을 사용한다. 크리스의 프로젝트 는 manual.pdf로 정되었다.
| 크리스가 다음 설정을 선택한 이유 |
PDF 문서 작성에 대한 설정을 하는 것은 문서 등의 콘텐츠를 의도한 대로 이용하고 조작하기 위함이다. 크리스는 자신의 프로젝트를 위해서 Adobe Acrobat PDFMaker에서 다음 설정을 선택했다.
- ‘표준'은 PDFMaker의 기본 설정이다. 크리스는 주석과 마크업 작업을 끝내면 위에서 설명한 설정과 별도로 클라이언트들에게 배포할 최종 PDF를 만들기 위해서‘고품질 인쇄'를 사용할 것이다. ‘고품질 인쇄'설정은‘표준'변환보다 높은 해상도의 문서를 만들고 또한 색상과 회색 음영 이미지에 맞는 고해상도를 사용한다. 그러나‘표준'설정은 파일 크기가 작아서 프로젝트의 배포 및 주석 달기에 유용한 편이다.
- ‘Adobe PDF에 책갈피 추가'옵션을 선택하면 매뉴얼에 쓰이는 책갈피가 자동으로 만들어진다. 크리스는 매뉴얼이 완성되면 이를 PDF 문서뿐만 아니라 인쇄물로 클라이언트에게 보낼 예정이다.
- 자료에 따라서 웹사이트의 콘텐츠와 연결된 링크들이 있을 수 있다.‘ Adobe PDF에 링크 추가'옵션을 선택하면 링크를PDF 문서에 이식하며, 매뉴얼의 PDF 버전에 유용하게 쓰인다.
- ‘태그가 있는 Adobe PDF를 만들어 액세서빌러티 및 리플로우 활성화'옵션은 원래의 워드 문서에 정확하게 통합해서 편집하고자 할 때 유용하게 쓰인다.
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워드에서 바로 검토 시작하기
워드에서 직접 주석 및 마크업을 사용할 수 있다.‘ Adobe PDF로 변환’을 선택하는 대신 툴 바에서‘Adobe PDF로 변환하여 주석용으로 보내기’단추를 클릭하거나. ‘Adobe PDF > Adobe PDF로 변환하여 주석용으로 보내기’를 선택한다. 파일이 처리되며 PDF로 변환되며 애크로뱃에서 자동으로 열리는 과정에서 검토를 설정하는 마법사가 나타난다. 크리스는 책 갈피 구조를 검사한 다음에 검토를 시작하기 때문에, 한 번에 변환해서 주석용으로 보내기보다는 파일 변환하기를 선택했다.
검토 문서 살펴보기
크리스는 매뉴얼을 PDF로 만든 후에 책갈피를 빨리 훑어본 다음 검토를 시작해야 한다.
애크로뱃에서 해당 문서를 열고, 책갈피 탭을 선택해서 책갈피 패널을 띄운다. 책갈피는 워드에 사용된 머리말 위치에 따라 상하 관계로 구성되었다. 즉, 머리말 1 이 1순위 책 갈피가 되고, 머리말 2 등이 1순위 안에 2순위 책갈피로 배치된다<그림 3-4>.
책갈피 구조는 검토용으로 사용하는 문서에 포함시킬 필요는 없지만, 잘만 이용하면 아주 유용하다. 크리스의 프로젝트에서 책갈피를 사용하면 검토자들이 검토하기를 원하는 콘텐츠를 빠르게 찾을 수 있다. 예를 들어 데이터베이스 관리자라면 데이터베이스와 관계된 책갈피를 클릭해서 해당콘텐츠를 열 수 있다. 또한 크리스는 고객들에게 구조화된 PDF를 배포할 생각이므로 검토자들에게 책갈피가 어떻게 정해졌는지를 보여주고, 검토자들은 또한 책갈피에 대한 주석을 추가할 수 있다. |
<그림 3-4>PDF 문서에 책갈피를 추가하고 상하 구조로 보이게 할 수 있다. |
열리는 방식 정하기
크리스는 검토자들이 문서의 내용뿐만 아니라 책갈피 구조를 이용하여 문서를 검사하기를 원한다. 그래서 문서가 열릴 때 책갈피가 보이도록 만들고 싶다. 애크로뱃에서는 문서가 열 릴 때 무엇이 보이게 할 것인지를 설정할 수 있다.
이처럼 처음에 보이는 방식을 설정해 보자.
1. ‘파일 > 속성’을 선택해서 문서 속성 대화상자를 열고,처음 보기 탭을 클릭한다.
2. 탐색 탭의 화살표를 클릭해서 목록에서‘책갈피 패널및 페이지’를 선택한다<그림 3-5>.
3. ‘확인’을 눌러서 대화상자를 닫는다.
4. 파일을 저장해서 처음 보이는 방식을 설정하고 저장한다.
5. 보기 방식을 시험하기 위해서 문서를 닫고 다시 연다.
이제 크리스는 문서를 검토자들에게 보내고 배포용 파일을 manual.pdf로 저장할 수 있게 되었다. |
<그림 3-5>문서가 열리는 방식을 지정할 수 있다. |
주석과 검토 게시하기
작업 툴바에서‘검토 및 주석’단추를 클릭한 다음, ‘전자 메일 검토용으로 첨부’를 클릭한다. 메뉴에는 ‘공유 검토용으로 내보내기’와 검토를 관리하는 인터페이스인‘검토 추적기’등도 선택할 수 있다. 공유 검토가 어떻게 작동하는지는 4장“공유 검토로 공동 작업하기”를 참고한다. |
<그림 3-6>새로운 PDF 파일은 여러 가지 방법으로 만들 수 있다. |
<검토를 위해 전자 메일로 보내기> 대화상자가 열리면, 검토에 대한 설계 및 지시를 안내하는 마법사에 다음과 같은 3단계의 사항들이 나타난다.
- 파일 선택하기.
- 참가자 및 지시사항 지정하기
- 참가자에게 보내는 전자 메일의 메시지 미리보기 및 수정하기
검토에 대한 설정은 다음과 같은 수순을 따른다.
1. 시작 화면에 <전자 메일 기반의 검토 초기화> 마법사가 나타나면, 검토에 사용할 파일을 선택한다. 애크로뱃에서 열린 문서의 경우, 기본 설정에 따라 열린 문서의 이름이 보인다. 크리스는 manual.pdf를 사용했다.
대화상자의 첫 창에는 진행 과정이 설명되어 있는데, 파일 수신자는 검토하고 주석을 다는 도구 및 지침을
받고, 주석 및 문서의 관리 방법 그리고 검토에 참여하는 데 필요한 소프트웨어들에 대한 정보가 포함되어
있다.
2. [다음]을 클릭하면 <검토자 초대>라는 두 번째 마법사 창이 열린다.
3. [주소록]을 클릭하면 이름을 선택하는 전자 메일 주소록이 열린다. 또는 대화상자에 직접 전자 메일 주소를 입력할 수도 있다<그림 3-7>.
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<그림 3-7>마법사의 창에서 수신자의 주소를 입력한다. |
4. 검토를 수정하고 애크로뱃 8 프로페셔널의 사용자 정의 기능을 수정하기 위해서, [검토 옵션 사용자 정의]를 클릭해서 <검토 옵션> 대화상자를 연다<그림3-8>. |
<그림 3-8>Adobe Reader 7이나 8을 사용하는 수신자의 검토 과정 및 전자 메일이 배포되는 방식을 지정할 수 있다. |
5. 전자 메일 주소를 입력하거나, [주소록]을 클릭해서 <주소록> 대화상자가 열리면 검토 결과를 수신하는 이름을 선택한다.
6. “무료 Adobe Reader 7.0 이상을 사용하는 사용자도 이 검토에 참가할 수 있습니다”는 옵션을 선택해서 어도비 리더에서 문서의 주석 기능을 사용하게 허락한다. 애크로뱃 6, 7, 8에서는 주석을 사용할 수 있다.
7. [확인]을 클릭해서 <검토 옵션> 대화상자를 닫고 마법사로 돌아간다. 그리고 [다음]을 클릭해서 세 번째 마법사 창을 연다.
8. 애크로뱃 8에는 검토에 대한 전자 메일 메시지가 기본으로 포함되어 있는데, 그 내용은 주로 사용자가 문서를 사용하는 과정이 소개되어 있다. 전자 메일 메시지는 필요에 따라 수정할 수 있다. 예를 들어, 크리스는 언제까지 검토를 마치고 보내달라는 내용을 추가할 수 있다.
9. [초대장 보내기]를 클릭하면 문서가 보내진다. 메시지를 보낸다는 대화상자가 열리면서 메일 프로그램에 보내졌다는 메시지가 나타난다.
10. [확인]을 클릭해서 대화상자를 닫는다. 앞으로 시간을 절약하기 위해서‘다시 표시하지 않음’을 체크하면이 대화상자는 영구적으로 열리지 않게 된다.
크리스는 이제 막 일 하나를 끝마쳤다. 전자 메일에 문서가 첨부되어 검토자에게 보내진 것 이다. 이제부터는 어도비 리더 8에서 검토가 어떻게 이뤄지는지를 살펴보자.
| 사용 권한의 부여 |
애크로뱃 프로페셔널 버전 7과 8에는 문서가 어도비 리더에서 검토될 수 있도록 설정할 수 있으며, 허락된 주석은 전자 메일이나 공유 폴더 검토에 의해서만 가능하다. 애크로뱃은 또한 브라우저 기반의 검토도 지원한다. 어도비 리더를 이용해서 브라우저 기반의 검토에 참가하는 사용자들은 Adobe Document Server나 Adobe Reader Extensions Serve 등 어도 비 서버 제품에 접근할 수 있어야 한다.
권한은 문서 하나하나에 각각 주어지기도 한다. 즉, 어도비 리더로 작업하고 한 문서에만 주석을 달 수 있다고 해서 열리는 모든 문서마다 주석을 달 수 있는 것은 아니다. | | |
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