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주석 기능을 활용한 업무 협업
Adobe Acrobat의 주석 기능을 활용하여 하나의 업무를 어떤 식으로 협업하여 활용할 수 있는지를 중심으로 설명하고자 한다.
네트워크가 발달된 오늘날, 필자를 포함한 많은 사람이 업무를 같은 장소에서 하지 않고 각자의 사무실 혹은 재택근무 등 다양한 곳에서 한 업무를 협업하여 진행한다. 이에 Adobe Acrobat으로 문서 검토를 관리해 지연, 분실되거나 업무에 차질이 생기지 않도록 하기 위한 방안으로 주석 기능을 활용하는 방안에 대해 설명하고자 한다.
문서 협업 작업을 위한 순서는 다음과 같다.
- 작업문서 메일전송
- 작업문서 검토 (주석 도구를 활용한 주석추가)
- 작업문서 재 전송
- 작업문서 결합
- 작업문서 검토 관리
위 5단계 작업 과정을 통해 Adobe Acrobat을 활용한 문서 공동 작업 과정을 설명하겠다.
1. 작업문서 메일전송
공동 작업할 pdf 문서를 대상자들에게 전송한다.
<그림 1>과 같이 Adobe Acrobat 메뉴 중 주석에 ‘전자메일 검토용으로 첨부'를 클릭한 후
<그림 2>, <그림 3>과 같이 작업한다.
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| <그림 1> 검토파일 메일 보내기 화면 |
<그림 2> 검토대상 이메일 추가 화면 |
<그림 3> 초대장 미리 보기 화면 |
2. 작업문서 검토
이제 공동 작업할 문서 전송이 끝났으니 문서를 검토해보자. 이메일로 전송된 pdf 문서가 열리면 주석 도구 모음에 두 가지 도구가 나타나고 문서에 권한이 부여되어 있으므로 프로그램 창의 상단 도구 모음에 ‘사용자 정의도구 모음 옵션'이 보이고, 여기에 있는 메뉴를 클릭해 도구 모음을 추가할 수 있다. 다른 도구 모음을 추가하는 방법은 Adobe Acrobat의 도구 모음에서 ‘사용자 정의 도구 모음' 단추를 클릭하고 필요한 도구를 추가, 확인한다. <그림 4>
<그림 4> 다른 도구 추가 팝업 창 |
일단 주석 작업에 많이 쓰이는 기능들을 <그림 5>에 나오는 메뉴 순서에 따라 간략하게 설명하겠다.
<그림 5> 주석 및 마크업 메뉴 화면 |
스티커 노트: 보통 다른 주석 도구들보다 많이 사용하는 도구로 문서를 클릭하면 팝업 창이 뜨고 입력을 시작하면 텍스트가 삽입된다. 페이지를 클릭해서 저장하는데 이때 페이지에 작은 노트 아이콘이 생기고 다시 이를 클릭하면 노트 팝업 창이 뜬다.
텍스트 편집:
- 텍스트 삽입: 문서의 텍스트 사이를 클릭 후 입력한다. 내용이 팝업 주석 상자에 삽입된다.
- 텍스트 삭제: ‘텍스트 편집' 도구를 이용하여 삭제할 텍스트를 선택하고 delete를 누른다. 이때 텍스트의 한가운데 빨간줄이 생긴다.
- 텍스트 교체: ‘텍스트 편집' 도구를 이용하여 텍스트 선택 후 새 텍스트를 입력한다. 교체할 텍스트는 ‘교체텍스트' 창에 입력되고, 선택한 텍스트에는 줄이 그어지고 삽입 아이콘이 나타난다. 이때 팝업 창이 보이지 않을 경우 마우스를 해당 위에 움직이면 대체 텍스트가 보인다.
<그림 6>은 주석 및 마크업 도구를 활용하여 주석을 테스트한 화면이다.
<그림 6> 주석 및 마크업 테스트 |
3. 작업문서 재전송
편집과 주석 추가 작업이 끝나면 결과를 이메일로 전송을 해야 된다. <그림 5> 주석 및 마크업 메뉴에서 마지막 메뉴 ‘주석 보내기' 버튼을 클릭해 처음 작업 요청 메일을 보냈던 사람에게 되돌려 보낼 수 있다. 이때 주석이 첨부되면서 전송된다.
<그림 7> 주석 보내기 |
4. 작업문서 결합
공동 작업을 요청한 사람들이 이메일을 보내오면 그 문서를 Adobe Acrobat을 이용하여 주석과 마크업을 병합하는 작업을 한다. 공동 작업자가 보내온 첨부 문서 pdf 파일을 클릭하면 <그림 8> 과 같은 팝업 창이 뜨고 ‘예'를 눌러 병합을 한다.
<그림 8> 주석 병합 확인 |
5. 작업문서 검토 관리
주석 병합작업이 마무리되면 처음 이메일을 보낸 사람은 초기 작업을 했던 파일을 Adobe Acrobat의 ‘검토 추적기'를 통해 누가 어떤 작업을 했는지 확인하고 관리할 수 있다. Adobe Acrobat 메뉴의 ‘검토 및 주석' 메뉴를 클릭하고 ‘검토 추적기' 메뉴를 선택하면 <그림 9>와 같은 별도의 팝업 창이 뜬다.
<그림 9 > 검토 추적기 화면 |
검토 작업이 마무리되면 새로운 PDF를 만든 후, 모든 검토자에게 재전송 후 승인을 받으면 모든 작업이 끝난다.
전자 서명을 이용한 문서 보안을 적용한 문서 배포
완성된 문서를 본사에 보고하면 되는데, 이때 내가 보고하는 문서가 유출되거나 변경된 문서가 보고되면 안 된다. 이럴 경우 Adobe Acrobat의 ‘디지털 ID'라는 것을 활용하여 전달할 수 있다.
Adobe Acrobat은 공개키 기반구조(PKI)라는 방식을 채택하고 있다. Adobe Acrobat을 이용하여 ‘디지털 ID'를 하게 되면 이때 공개키와 개인키 두 개가 만들어진다. 개인 키는 서명을 발행한 본인이 갖고 있고 공개키는 다른 사람들과 공유한다. 즉 다른 사람이 문서에 포함된 공개키를 갖고 있으면 그 사람과 정보를 공유할 수 있다.
Adobe Acrobat 을 이용해서 서명을 추가 해보자
1. Adobe Acrobat의 ‘서명 작업도구'를 선택하고 ‘서명 삽입'을 선택한다. 그러면 서명 방법을 알려주는 팝업 창이 뜰 것이다. <그림 10>
<그림 10> 서명 삽입 |
확인을 선택하고 페이지 위로 마우스를 서명할 곳으로 움직인 후 서명을 추가할 만큼 드래그한 후 마우스를 놓는다. 그러면 ‘디지털 ID' 추가 대화 상자가 <그림 11>처럼 뜬다.
<그림 11> 디지털 ID 추가 상자 1
<그림 12> 디지털 ID 추가 2
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2. ‘디지털 ID' 추가 대화상자 그림에서 디지털 ID를 처음 작성하는 사람은 세 번째 옵션을 사용하고, 서명 파일이 이미 있는 사람은 ‘기존 파일 찾기'를 선택하고 다름을 클릭한다.
3. [그림 12]에 보이는 찾아보기 버튼 클릭 후 서명 파일을 선택한다. 그리고 암호 필드에 암호 입력 후 패스워드를 입력하고 다름 버튼을 누른다.
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| <그림 13> 문서 서명 |
<그림 14> 서명 확인 화면 |
4. [그림 13]의 문서 서명 창이 뜨면 암호를 입력하고 서명 버튼을 누르면 처음 마우스로 위치를 정한 곳에 서명이 생긴다. <그림 14> 참조
이렇게 해서 주석을 활용한 문서 협업 과정을 알아봤고, 그리고 완성된 문서를 Adobe Acrobat의 디지털 서명을 통해 전달하는 방법까지 확인했다. 아직 국내에서는 디지털 서명을 통한 문서확인을 많이 사용하고 있지 않지만 추후 중요한 문서를 주고 받는 경우가 생긴다면 한번쯤은 사용해 볼만한 가치가 있다고 생각한다. |
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