폼 배포 옵션(Form Distribution Options) 대화상자는 이메일을 보내거나 저장하여 나중에 보낼 수 있는 기능을 제공한다. 디폴트 옵션은 “이메일로 지금 보내기(Send now via e-mail)”를 실행하여 OK를 클릭하면 폼 배포(Distribute Form) 마법사가 열리는 것이다.
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- 발신 이메일 주소를 배달 옵션(Delivery Options) 패널에 입력한다; 폼 생성시 추가하였던 이메일 주소가 자동으로 나타난다. Next를 클릭한다.
- 데이터 컬렉션 파일(Data Collection File) 패널에서 디폴트 파일 이름이 문서반송을 위하여 나타난다. 새 파일은 PDF 파일로 폼 이름에 “_dataset_0001”가 덧붙여진다. 원한다면, Browse를 클릭하고 데이터 셋 파일을 저장할 폴더 위치를 찾는다. Next를 클릭한다.
- 수신자(Recipients) 패널에서, 폼 프로세스의 관련 이름을 입력하고 주소 창을 클릭하여 아웃룩 시스템 폴더를 열고 이메일 주소를 선택한다. Next를 클릭한다.
- 이메일 초대(E-mail Invitation) 패널에서 디폴트 텍스트를 읽고, 원한다면 수정도 할 수 있다. 디폴트는 폼을 작성하도록 하고 폼의 이름을 리스트하고 메시지 본문의 파일 반송을 지시한다. Done을 클릭한다.
- 폼과 이메일 메시지는 이메일 클라이언트에 전달된다. 컴퓨터 구성에 따라 추가 대화상자에 반응을 할지 여부를 결정할 수 있다.
- 새로운 폼 트래커(Form Tracker)를 사용하여, 폼 배포와 컬렉션 주기의 진행을 따라가 보자. Forms > Track Forms 또는 Forms task 버튼을 클릭하고 Track Forms를 선택한다. 폼 트래커가 열리면 리뷰 트래커(Review Tracker)와 RSS 구독 트래커(RSS Subscriptions tracker)가 보인다(Figure 1).
Figure 1 : 폼 트래커를 사용하여 폼의 진행 따라가기, 폼 검색, 라이브러리 편집 등을 할 수 있다. |
어디에 무엇이?
폼 트래커는 몇 가지 카테고리를 포함하는데, 아래에서 살펴 보자.
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- To Do. 미완성된 폼이나 발송되지 않은 것들은 To Do 리스트에 저장된다.
- History. Figure 1에서 예를 든 것과 같이 진행중인 폼의 경우 History에 리스트된다. 발송과 수신 날자, 수신인 정보 그리고 완료되지 않은 상황들이 보인다.
- Search Results. 검색 내용을 입력하여 폼의 내용을 찾는다. Search Results 보기에서 결과를 확인할 수 있다.
- Forms Library. 폼은 배포의 마지막 단계로 폼 트래커에 추가된다.
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쉬운 폼 완성을 위한 환경설정
아래의 환경설정을 활용하여 폼 진행 속도를 빠르게 하고 폼을 간편하게 사용할 수 있다. Edit > Preferences > Forms (Acrobat > Preferences > Forms)을 선택하고 아래의 옵션을 살펴보자.
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- Automatically calculate field values. 데이터를 입력할 때 숫자를 계산한다. 이 기능은 대개 폼에 프로그램되어 있다.
- Show focus Rectangle. 어떤 필드가 현재 운용 중인지 나타낸다. 특히, 협소한 필드나 한 페이지에 많은 양의 정보가 있을 때, 폼에 매우 유용한 환경설정이다.
- Show text field overflow indicator. 플러스 사인은 텍스트 필드에서 너무 많은 양이 타이핑되었을 경우 나타나는데 필드에서 허용되는 문자 양은 폼 디자이너에 의해 정해진다.
- Always hide forms document message bar. PDF를 열면 기본으로 나타나는 메시지 바를 숨길 수 있다. 폼은 지속적으로 사용하는 경우 이 기능을 사용하여 메시지 바를 닫고 좀 더 여유 있게 화면을 볼 수 있어 사용하기에 편리하다.
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원문출처 : http://www.adobe.com/designcenter/acrobat/articles/acr8at_distribform.html
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