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정보기술의 발달과 복잡한 엔터프라이즈 업무 환경에서 다른 사람과의 효율적인 협업은 업무의 생산성에 많은 영향을 미치고 있다. 또한 지식산업 사회에서 기업 내에서 생성된 컨텐츠 보호를 위해 많은 투자가 이뤄지고 있으며, 이는 곧 기업의 경쟁력과 밀접한 관련이 있다. 특히 Acrobat 8은 문서 생성 기능, 다양한 어플리케이션 파일 통합 기능, 주석 등을 통한 PDF 문서 공동 작업, 중요 문서의 보안 및 제어 기능 등 보다 효율적이고 신속한 협업 및 지식 자원 보호를 위한 다양한 기능이 제공된다. 이 글에서는 Acrobat 8에서 지원해주고 있는 다양한 기능들 중 몇 가지를 필자가 수행하고 있는 업무 프로세스에 견주어 소개하고자 한다.
PDF 파일의 워드 문서 변환
보고서 작성을 위해 인터넷에서 PDF로 문서를 다운 받았는데, 이 문서의 보완을 위해 MS 워드로 변환하기로 했다. 예전 같으면 PDF의 텍스트 만을 선택/붙여넣기 하여 편집했을 작업을 워드로 바로 변환 가능할 뿐 아니라, 이미지 및 주석까지도 포함하여 변환되니 작업시간이 훨씬 빨라졌다. <그림1> JPEG, TIFF, HTML, XML등 다양한 포맷의 문서로 변환이 가능하기 때문에 상황에 적절하게 변환하여 사용하면 좀 더 효율적으로 문서 작업이 가능하다. |
<그림1> PDF 파일의 MS 워드 문서 변환 |
다양한 문서 포맷을 하나의 PDF로 취합
보고서를 완성하기 위해서는 필자가 작성한 워드 문서와 다른 부서에서 작성한 엑셀 문서, 그리고 외부 업체에게 메일로 받은 PDF 문서를 결합할 필요가 있다. Acrobat 8의 ‘파일 결합’ 기능을 통해 하나의 PDF 문서로 작성했다. <그림2>
병합할 문서의 순서 변경, 파일 유형, 크기 또는 방향과 무관하게 파일 크기를 최적화하여 병합이 가능하며 단일 PDF로 병합할 것인지, 패키지 형태로 파일을 취합할 것인지를 결정하여 원하는 보고서를 하나의 PDF 파일로 작성할 수 있다. <그림3>
<그림2> 파일 결합
<그림3> 결합할 파일 유형 선택 |
이 병합 작업 수행시 < 그림 4> 설정화면에서 특정 파일의 필요한 페이지만을 선택하여 취합이 가능하며 ,
< 그림 5> 화면에서 병합되는 파일의 책갈피까지 자동 추가하여 병합된 PDF 파일에서 별도의 작업 없이 원하는 보고서를 완성할 수 있다 .
<그림4> 페이지 범위 선택
<그림5> 변환 설정 옵션 |
최종 작성된 보고서의 주석 및 검토 작업
이렇게 병합된 보고서는 관련 부서 담당자 및 팀장의 검토 후 의견을 반영하여 최종 보고서로 작성된다. Acrobat 8에서는 스탬프, 설명서, 텍스트 상자, 화살표 등 다양한 주석 및 마크업 도구를 지원하고 있어 용도에 맞게 다양하게 활용할 수 있다. <그림6>
또한 <그림7>에서와 같이 여러 사람의 주석을 취합하여 주석 내용을 한 눈에 확인할 수 있게 설정할 수 있으며, 주석 요약 인쇄, 작성자 및 날짜별 주석 정렬, 주석 내용을 워드 및 AutoCAD로 내보내기 등을 통해 검토 의견을 일괄 취합하여 보고서에 반영하는 일이 더욱 편리해졌다.
<그림6> 부서 담당자 및 팀장의 의견 검토 및 주석
<그림7> 주석 내용 일괄 취합 |
저작권 보호를 위한 암호 보안 설정
타 부서 담당자와 팀장의 의견을 반영하여 최종 완성된 보고서는 저작권 보호를 위해 메뉴의 ‘문서 > 워터마크 > 추가’ 기능를 통해 워터마크(워터마크)를 추가할 수 있다. <그림8> 이러한 저작권 보호는 외부 업체와의 문서 교환시 우리 회사의 자료임을 입증할 수 있으며, 전자문서 통용이 일반적인 최근의 B2B 환경에서는 무엇보다 중요한 기능이라 생각된다.
또한 워터마크는 텍스트나 이미지 파일을 삽입할 수 있으며, 회전 방향, 투명도, 워터마크의 크기 조절이 가능하다. 또한 워터마크 처리를 할 문서의 페이지도 임의로 설정할 수 있다. <그림9>
<그림8 > 워터마크 추가
<그림9 > 워터마크 상세 설정 |
취합하기 전 워드나 엑셀 각 파일에서 머리말이나 꼬리말을 삽입할 수 있지만, 병합한 문서에서 일관성 있게 적용하기 위해 PDF 문서에서 머리말과 꼬리말을 <그림10>과 같이 적용했다. 머리말과 꼬리말의 여백 조정과 함께 머리말에는 보고서의 제목을 꼬리말에는 페이지 번호와 작성자 정보를 입력했다.
<그림10> 머리말과 꼬리말 추가 및 상세 설정 |
워터마크와 머리말, 꼬리말까지 완성된 보고서에 마지막으로 컨텐츠 보안을 위해 암호 보안 처리를 했다. 외부 업체에 전달시 보고서 컨텐츠의 무단 복제 및 보고서 회손을 방지할 수 있기 때문이다. 이를 위해 <그림11>처럼 PDF 문서의 인쇄만을 허용하고, PDF 문서 컨텐츠 복사 방지, 양식 필드 변경, 주석 달기, 페이지 삽입 등은 변경하지 못하도록 제한하였다.
저작권 보호 및 인증을 위해 DRM 솔루션 등 다양한 기술들이 많이 있지만, Acrobat 8에서 지원하는 워터마크, 암호보안, 인증서 보안, 디지털 서명 등의 기능들을 이용하면 더욱 쉽고 편리하면서도 안전한 보안 문서를 작성할 수 있다. 또한 Adobe에서 제공하는 API를 통해 엔터프라이즈 환경에서 다른 응용 솔루션들과 연계하여 보다 다양한 보안 기능들을 추가하여 기업의 중요 자료 유출을 방지할 수 있다.
글을 마치며
기업이 RTE(Real Time Enterprise) 환경을 지향하면서 신속하고 효율적인 업무처리와 함께 기업 내 핵심 기밀자료를 보호하기 위해 많은 고민과 투자를 아끼지 않고 있다. Acrobat 8을 통해 필자가 소개한 다양한 기능들은 이런 기업의 요구 조건을 충분히 만족시킬 수 있다고 생각한다. 다양한 어플리케이션에서 PDF 문서를 생성하고 편집, 공유함으로써 협업을 지원하고 컨텐츠의 안전한 보호 및 제어 기능을 제공하는 만큼, 기업의 생산성 및 경쟁력 향상에 많은 도움이 될 것으로 기대된다. | |
