PDF 패키지 인증하기
모든 파일이 서명에 맞게 의도된 대로 사용되었는지를 검사하는 기본 설정을 바꾼 결과로, PDF 패키지에 대한 문서 메시지 막대가 애크로뱃에서 열린다. 에린은 첫 번째 서명을 PDF 패키지에 적용했으므로 그 문서를 인증할 계획이다. 서명 인증이란 문서 내용을 보증한다는 뜻이다.
문서를 인증하는 방법은 다음과 같다.
1. 문서 메시지 막대에서‘문서 서명( )’을 클릭하면 <인증된 문서로 저장> 대화상자가 열린다. 대화상자는 제3자가 발행한 디지털 ID를 사용할 것을 제안한다. 이 디지털 ID를 사용하면 문서에 대한 권한을 부여받는 사용자들은 검토와 보안 과정(문서의 온라인 배포 등) 등의 분야에서 서명을 관리할 수 있다. 제3의 기관은 사용자와 수령자가 각각 개인 키과 공개 키를 갖게 하는 것보다는 디지털 ID에 대한 키들을 관리하는 방법을 사용한다.
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<그림 12-34> 에린이 원하기만 하면 대화상자의 지시에 따라 외부의 디지털 ID를 사용할 수 있다. |
2. “다시 표시 안 함”을 선택해서 다시 이 대화상자가 나타나지 않도록 하고, [확인]을 클릭해서 <인증된 문서로 저장> 대화상자를 닫는다. <문서 인증> 대화상자가 열린다.
3. <문서 인증> 대화상자에서 서명의 특성을 지정한다. 에린은 다음과 같이 선택했다.
- 디지털 ID의 드롭다운 메뉴에서 그녀의 디지털 ID를 선택했다.
- 암호 필드에“password”라고 입력했다.
- 드롭다운 메뉴에서“문서의 정확성과 완전함을 보장함”을 선택했다. 서명 후 허용된 변경 사항의 드롭다운 메뉴에서“주석, 양식 채우기 및 디지털 서명”을 선택했다. 이에 따라 에린은 다른 사람들이 문서에 서명할 수 있도록 허용하고, 그들에 게 주석을 추가할 수 있는 옵션을 주어야 한다.
4. [검토]를 클릭해서 <그림 12-32>와 같지만 한 가지가 더 추가된 를 연다<그림 12-36>. 수령자는 또한 다음 경고 문구를 보게 될 것이다.
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<그림 12-35> 대화상자에서 디지털 ID의 특성을 지정한다.
<그림 12-36> 수령자에게 이 경고가 위험한 것이 아니라는 공지를 보여주는 것은 참신한 발상이다. |
“대화형 문서를 만들기 위해 다음 내용들을 포함시켰습니다”라는 주석이 파일에 따라다니므로 에린의 수령자는 파일과 대화하며 작업할 수 있다. [확인]을 클릭하고 <문서 인증> 대화상자로 돌아간다.
이제“문서 경고를 확인했습니다”라는 정보 메시지가 보인다.
5. [서명]을 클릭한다. <문서 인증> 대화상자가 닫히고 <다른 이름으로 저장> 대화상자가 열린다. 파일 이름을 입력하고 저장 위치를 지정한다. 에린은 BBrouting0906S.pdf라고 입력했다. [저장]을 클릭해서 파일을 저장하고 대화상자를 닫는다.
에린은 문서에 서명한 후에, ‘인증서 아이콘( )’이 문서 메시지 막대 왼쪽에 나타났다. 그녀의 서명이 보이는 유일한 곳은 서명 패널이다<그림 12-37>. 서명 패널에서는 에린이 인증 대화상자에서 작업한 허용 동작 및 서명 이유 등의 선택사항이 보인다.
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<그림 12-37> 인증 내용은 문서 메시지 막대에 표시되고, 에린의 서명에 대한 정보는 서명 패널에 보인다. |
| 에린이 패키지에 서명하는 이유 |
에린이 경로를 만들기 전에 문서에 서명한 이유는 다음과 같다.
- 수령자가 문서에 서명할 때 어떤 문제가 있는지를 알아보기 위해 파일을 미리보기로
보고 싶었다.
- 문서에 첫 번째로 서명하는 사람은 서명이나 문서 인증을 선택할 수 있다. 에린은 애크로뱃에 대한 이해가 매우 넓었고, 그녀는 동료들이 서명과 인증 중에서 어떤 것을 선택할 것인지 혼동하리라고 생각했다.
- 그녀는 문서가 완성되는 시점에 서명 문서가 어떻게 보이는지를 확인하고 싶었다. 그리고 다른 사람이 서명하면 일어날 수도 있는 변경사항을 확인하고 싶었다.
이제 원래의 프로젝트로 돌아가 보자. | |
문서 경로와 서명
에린은 문서를 완성하기 위해 많은 일을 수행했다. 두 분야의 관리자들에게 PDF 보고서를 만들고 서명을 적용하라고 지시했으며, 콘텐트를 결합해서 검토하고 서명 작업이 매끄럽게 이뤄지도록 PDF 패키지의 경로 표지를 만들었다. 이제 그녀의 인증 서명을 추가했으므로 이를 발송할 차례이다. 발송 과정은 다음과 같다.
1. 에린은 PDF 패키지를 영업 담당 부사장인 자니 미탈에게 PDF 패키지를 전자 메일로 보낸다.
2. 자니는 문서에 지정된 필드를 클릭한 다음 앞쪽“서명 추가하기”에서 설명한 대로 그녀의 서명을 문서에 추가한다.
3. 자니는“Forward to Mr.Barver”링크를 클릭해서 전자 메일 창을 연다. 그녀는 BBroting0906S_mittal.pdf로 저장 문서를 첨부하고 메시지를 추가해야 한다.
4. 바버는 전자 메일을 받은 다음 PDF 패키지를 열고 서명을 추가한다. 파일을 BBrouting0906_barver.pdf로 저장한 다음 그 파일을 에린에게 반환해야 한다.
5. 마지막으로, 에린은 파일을 열어서 최종 결과를 확인한다. 서명 패널에서 두 명의 관리자가 추가한 서명이 유효한 것인지를 확인한다<그림 12-38>. |
<그림 12-38> 서명 패널에 두 개의 새로운 서명이 포함되어 있다. |
6. PDF 패키지의 내용을 열면, 영업 보고서에 여전히 매니저의 유효한 서명이 포함되어 있는 것을 알 수 있다<그림12-39>.
에린은 오랫동안 문서 승인 절차를 만들어서 수령자들이 파일을 다음에 어디로 보내야 하는지를 알아보기 쉽게 만들었다. 에린의 승인 시스템은 두 사람이 관련되어 있기 때문에 훌륭하게 작동할 것이다. |
<그림 12-39> 원래의 서명은 전송 및 서명 과정 중에 영향을 받지 않는다. |
그 밖에 할 수 있는 일들
에린은 간단한 서명 절차가 아니라 검토 작업에 관여했다면 애크로뱃의 주석 및 검토 기능을 충분히 이해하고 사용했을 것이다. 참가자가 회사나 기관의 규정 및 조건에 맞춰 공유 검토나 전자 메일 검토를 활용할 수 있도록 만들 수도 있다. 전자 메일 검토에 대해서는 3장“주석으로 커뮤니케이션하기”를, 공유 검토에 대해서는 4장“공유 검토로 공동 작업하기”를 참고하기 바란다.
상황에 따라서 복제한 필드를 각각의 페이지에 복사하고 검토에 필요한 조건으로 이니셜을 입력하게 만들 수도 있겠다. 필드 복제에 대해서는 11장“강력한 대화형 문서 만들기”를 참 고한다.
전자 메일에 보안을 적용하기 위해서는 6장에 설명한 보안 편지 봉투를 적용할 수도 있다.
보안에 관련해서는 서명이나 편지 봉투 보안가 아닌, 문서 정보의 일부인 서명을 가진 사람 들만 파일에 접근하도록 암호화 인증서를 이용할 수도 있다.
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