사업을 정확하게 하기 위해서는 배달된 소포에 사인을 한다든지 손목과 서류 가방에 수갑을 채우든지 해야 할 것 같다. 어떤 식으로든 정보 교환에 안전이 보장되어야 한다. PDF 문서도 다를 바가 없다.
이 책에서는 많은 장에 걸쳐서, 프로젝트의 일부분으로 참가자가 검토 회람 및 옵션에 참가하는 방법을 설명했다. 그러나 이번 장에서는 전체를 할애해서 정보를 수집하고 분류하며 교환할 때마다 디지털 서명을 사용하는 방법에 대해서 알아볼 것이다. 또한 애크로뱃으로 표준적인 검토를 수행할 수도 있지만, PDF 패키지와 사용자가 만든 표지를 이용해서 사인 및 배포 과정을 관리하는 방법도 알아볼 것이다.
서명 요망
레인 크로리는 금융회사인 바버블랙 사의 문서 관리자다. 에린은 지점과 본점에서 주고받는 문서의 수발 업무를 맡고 있다. 법률과 사규에 따라, 수기로 서명한 지점의 영업 보고서는 매 주마다 인편으로 본점에 도착되어야 한다.
송달비는 사업 비용으로 처리되기는 하지만, 전달된 서명 문서는 방정식처럼 일치해야 한다. 보고서가 에린에게 전달되면, 줄줄이 원본 파일과 비교해야 한다. 여러 장 복사한 문서들은 서명을 위해서 배포하고 다시 이를 수집한 후에 보관해야 한다.
에린은 이런 일들이 복잡할 뿐만 아니라 인력 및 비용이 너무 많이 들기 때문에 애크로뱃 8프로페셔널을 이용하면 상당 부분을 효율적으로 처리할 수 있다고 생각한다.
지점과 본점의 주요 직원들은 최근 애크로뱃 8 프로페셔널로 업그레이드 되었다. 이 프로그 램을 이용하면 어도비 리더에서도 검토 문서를 사용하고 회람할 수 있다.
프로젝트의 진행 과정
에린은 지점 대표들이 디지털 서명을 이용해서 자료를 확인한 다음 전자 메일로 전달할 수 있는 시스템을 만들 계획이다. 판매 보고서는 PDF 패지로 묶고, 서명 필드가 포함된 표지를 추가한 다음 확인을 거쳐서 배포하고 서명을 받을 것이다. <그림 12-1>
에린의 팀이 이러한 프로젝트를 완수하기 위해 수행해야 할 일은 다음과 같다.
- 원본 파일이 포함된 영업 보고서를 PDF 문서로 만드는 방법을 지점 직원들에게 교육한다.
- 문서에 서명하고 전자 메일을 발송한다.
- PDF 패키지에 승인 절차를 밟기 위한 표지를 만든다.
- 문서에 서명 필드 및 지시사항, 전자 메일 링크를 추가한다.
- 원본 파일의 서명을 침해하지 않는 범위 내에서 제출 문서로부터 PDF 패키지를 만든다.
- 패키지 문서의 정확성을 검사한다.
- 승인 과정을 거친다.
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<그림 12-1 > 애크로뱃 기능을 이용하면 서명과 같은 문서 콘텐트를 관리할 수 있다. |
PDF 보고서 준비하기
바버 블랙의 모든 지점은 엑셀 스프레드시트로 영업 정보 등의 데이터를 관리한다. 에린은 사내 교육을 통해서 지점 직원들이 애크로뱃 8 프로페셔널에 대해서 학습하고 있으므로 지 점 관리자들이 판매 수치를 PDF 버전으로 만들 수 있다는 사실을 알고 있다.
변환 설정 선택하기
에린에게는 프로젝트를 도와줄 지역 담당자들이 두 명 더 있다. 솔트 레이크 시티의 타니스 샤프, 신시네티의 론 에드워드가 그들이다. 스프레드시트에서 PDF로 변환하는 방법은 다음 과 같다.
1. 엑셀에서 해당 스프레트시트를 연다.
2. ‘Adobe PDF > 변환 설정 변경'을 선택하면 대화상자가 열린다.<그림 12-2> |
<그림 12-2> 대화상자에서 애크로뱃의 파일 변환 설정을 지정한다. |
3. 변환 설정 메뉴에서 “표준”을 선택한다. 이전에 엑셀에서 PDFMaker를 사용한 적이 없다면, 표준이 기본 설정으로 선택되어 있다.
4. PDF는 스프레드시트의 파일명을 이용하기 때문에“Adobe PDF 파일 이름”의 선택을 해제한다.
5. 응용 프로그램 설정의 기본 옵션들의 선택을 해제한다.
6.응용 프로그램 설정에서 다음 옵션들을 선택한다.
- Adobe PDF에 원본 파일 첨부
- 태그가 있는 Adobe PDF를 만들어 액세서빌러티 및 리플로우 활성화
7. [확인]을 클릭해서 대화상자를 닫는다.
8. PDFMaker 도구모음에서‘Adobe PDF로 변환( )'을 선택한다.
인쇄 영역이 설정되어 있을 때 태그가 있는 문서는 변환되지 않는다는 메시지가 나타나면, [아니오]를 클릭하고 ‘파일 > 인쇄 영역 > 인쇄 영역 해제'를 선택하고, 파일을 저장한 다음 다시 시도한다.
9. 파일이 PDF로 변환되고 애크로뱃 8 프로페셔널이 파일이 열린다.
파일 점검하기
파일이 변환된 다음, 타니스와 론은 애크로뱃에서 그 결과를 점검해야 한다. 변환 설정에서 애크로뱃이 자동으로 PDF 파일을 연다는 옵션이 포함되어 있으므로 파일은 바로 열린다.
애크로뱃에서, 탐색 패널에서‘첨부( )'아이콘을 클릭하면 프로그램 창 하단에 첨부 패널 이 생긴다.
<그림 12-3>. 첨부 패널에는 첨부 파일 및 설명, 수정 날짜, 크기 등이 나온다. 다음은 내용을 검증했다는 서명을 추가할 것이다. |
<그림 12-3> 원본 파일을 보기 위해서 첨부 패널을 클릭한다. |
PDF 보고서에 서명하기
디지털 서명, 디지털 ID, 디지털 프로파일 등은 서로 교환되는 디지털 인증으로 문서를 보증하거나 문서에 서명하는 것을 의미하는 용어들이다. 디지털 ID는 편의상 이 책에 사용하는 용어이다.
사용하는 용어와 상관없이, 디지털 ID에 대한 정보는 다른 종류의 파일과 마찬가지로 공유하거나 교환할 수 있는 인증서에 포함된다.
론과 타니스는 각각의 영업 보고서를 변환하고 파일에 포함된 첨부 파일을 확인하고, 문서의 정확성을 점검한 다음 이 PDF 파일에 서명해야 한다. 그림 2.8 새로운 PDF 파일은 여러 가지 방법으로 만들 수 있다.
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| 출처 : http://www.acrobatpdf.com/tip/detail.asp?id=83&gotopage=10&code= | |
